SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“Peranan Eksekutif dalam Mengarahkan Perusahaan melalui Persaingan dalam
Perencanaan Jangka Panjang “
NAMA : SARTIKA SIAHAAN
NPM : 46211626
KELAS : 3DA01
BAB I
PENDAHULUAN
Ketika
manajer mencapai puncak, pekerjaannya berubah derastis,dan manajer harus mampu
memenuhi tantangan tersebut. Jika kita tidak menyertakan sistem informasi
eksekutif dan hanya menyertakan sistem-sistem informasi fungsional. Manajer
tingkat puncak akan menerima semua informasi mereka dari subsistem-subsistem
fungsional, dan para eksekutif ini harus menyarikan dan mensistesis data
menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif
membebaskan eksekutif dari tugas tersebut.
Sistem
informasi eksekutif berada di puncak sistem-sistem informasi fungsional, dan
menyediakan informasi bagi eksekutif. Informasi berasal dari dalam perusahaan
dan dari lingkungannya. Secara umum sudah diketahui bahwa infomasi lingkungan
sangat penting pada tingkat puncak.
Pierre Martineau, dalam penelitianya
mengenai kelas sosial di amerika, menemukan perbedaan yang mendasar antara
orang kaya dan orang miskin, perbedaan yang tidak dapat diukur dengan jumlah
uang yang dimiliki atau tidak dimiliki. Saat kita membahas kebutuhan informasi
khusus eksekutif, kita menemukan bahwa ada perbedaan yang membedakan eksekutif
dari pada manajer di tingkat yang lebih rendah. Eksekutif berbeda bukan dalam
hal karakteristik pribadi tetapi dalam hal perkerjaannya dan pelaksanaannya.
Kita dapat menafsirkan kembali kalimat Martineau dan mengatakan "eksekutif
bukanlah sekedar manajer tingkat rendah dengan pangkat yang lebih tinggi".
BAB II
PEMBAHASAN ATAU ISI
A.
Pengertian Sistem Informasi Eksekutif
Sistem Informasi eksekutif (EIS) adalah satu jenis dari manajemen
informasi sistem dimaksud untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan
keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses
terhadap keduanya internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu gol
strategis dari organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk
dikhususkan dari satu sistem mendukung keputusan (DSS).
Penekanan dari EIS berada di atas peraga grafis dan mudah untuk pergunakan
interface pemakaian. Mereka menawarkan laporan kuat dan dril bawah kemampuan.
Pada umumnya, EIS adalah perusahaan lebar DSS untuk menolong eksekutif
tertinggi teliti, bandingkan, dan soroti kecenderungan pada penting variable
sehingga bahwa mereka dapat memonitor kinerja dan mengidentifikasi kesempatan
dan masalah. EIS dan penggudangan data teknologi sedang memusat pada pasar.
Pada tahun terbaru, masa EIS yang telah kehilangan ketenaran di sokong dari
intelegen bisnis (dengan area sub dari laporan, analitik, dan papan peralatan
digital).
Secara umum, sistem informasi eksekutif dikembangkan seperti mainframe
program berbasis komputer. Tujuannya adalah untuk melindungi sekumpulan data
dan untuk menyediakan kinerja penjualan atau statistik riset pemasaran untuk
membuat keputusan, seperti halnya petugas keuangan, direktur pemasaran, dan
petugas eksekutif pemimpin. Obyektif adalah untuk mengembangkan aplikasi
komputer itu akan menyoroti keterangan untuk memuaskan eksekutif senior
kebutuhan. Secara khas, sebuah EIS menyediakan data hanya perlu untuk mendukung
keputusan level eksekutif dari pada data bagi seluruh perusahaan.
Hari
ini, aplikasi dari EIS tidak hanya pada hirarki perusahaan, tetapi juga di
komputer pribadi pada satu daerah jaringan lokal. EIS sekarang seberangi
platform perangkat keras komputer dan mengintegrasikan keterangan menyimpan
pada mainframe, mesin komputer pribadi, dan minicomputers. Sebagai beberapa
perusahaan jasa klien mengadopsi sistem informasi perusahaan yang terakhir,
karyawan dapat mempergunakan komputer pribadi mereka untuk memperoleh akses ke
datan perusahaan dan memutuskan data yang adalah relevan untuk pembuatan
keputusan mereka. Perbuatan pengaturan ini semua, pengguna mampu untuk
menyesuaikan akses mereka ke perusahaan sesuai data dan menyediakan keterangan
relevan terhadap keduanya bagian atas dan tingkat yang lebih rendah di
perusahaan.
PERANAN EKSEKUTIF DALAM MENGARAHKAN
PERUSAHAAN MELALUI PERSINGAN DALAM PERENCANAAN JANGKA PANJANG
Mengingat perkembangan bisnis yang
berubah dengan cepat dan perencanaan strategis perusahaan yang memberikan
perhatian besar dalam mengantisipasi berbagai perubahan yang akan terjadi di
masa depan maka penerapan sistem perencanaan strategis di lingkungan perusahaan
merupakan kebutuhan yang mendesak (Rahardjo,1998). Dari uraian tersebut
menunjukkan perumusan masalah yaitu ”Bagaimana menciptakan keunggulan bersaing,
maka masalah yang timbul dari bahasan ini :
1.
Apa sajakah factor-factor yang mempengaruhi perencanaan startegis untuk
mencapai keunggulan kompetitif dalam perusahaan.
2.
Bagaimana menciptakan keunggulan bersaing ?
3.
Apakah perencanaan strategic berpengaruh terhadap kinerja perusahaan dalam
upaya menciptakan keunggulan bersaing ?
Analisis dan Evaluasi
Faktor-factor yang
mempengaruhi perencanaan strategis untuk mencapai keunggulan kompetitif dalam
perusahaan :
1. Faktor
Manajerial
Kompetensi dalam perencanaan strategi dapat menentukan derajat dimana
perusahaan menjadi terkait dengan perencanaan strategis. Proses
perencanaan strategis bergantung pada sumber-sumber manajerial tertentu. Faktor
personalitas manajerial yang berpengaruh pada perencanaan strategis dan
keyakinan terhadap adanya hubungan antara perencanaan – kinerja ( Hopkins and
Hopkins,1997).
Henry (1980) dalam (Hopkins and
Hopkins,1997) menduga bahwa keterlibatan manajemen dalam perencanaan strategi
adalah karena pemahaman untuk menyakinkan bahwa proses perencanaan strategi
dilaksanakan secara kompehensif, sangat sedikit atau tidak ada perhatian
tergantung apakah manajemen memiliki keahlian untuk menjalankan proses.
Eastlack & McDonald (1970) menemukan
bahwa kinerja perusahaan akan lebih baik pada perusahaan yang melibatkan proses
perencanaan strategi. Penemuan tersebut menunjukkan terdapat keyakinan pada
para manajer bahwa perencanaan strategis dapat memberikan kemanfaatan terhadap
perusahaan yang dipimpinnya.
Keahlian dalam perencanaan strategi
ini termasuk didalamnya adalah pengetahuan dan keahlian untuk penerapan
perencanaan strategis. Pada penelitian yang terdahulu ditemukan bahwa
kompetensi dalam perencanaan strategis dapat menentukan derajat perusahaan
untuk menerapkan perencanaan strategis ( Higgins dan Vince,1993).
2. Faktor
Lingkungan
Faktor lingkungan sangat berperan
terhadap kondisi usaha, karena faktor lingkungan ini sangat menentukan
strategi yang akan dijalankan (Covin and Covin,1990; Miller and Friesen,1982).
Pearce dan Robinson (1997) menyatakan bahwa perumusan strategi memedomani
eksekutif dalam menetapkan kebijakan organisasi untuk mencapai tujuan akhir serta
cara yang akan digunakan untuk mencapai tujuan akhir tersebut. Perumusan
strategi yang efektif dan efisien adalah perumusan yang memadukan perspektif
yang berorientasi kedepan dengan lingkungan internal dan lingkungan eksternal
organisasi.
Lingkungan eksternal diketahui
mempunyai peranan besar dalam mempengaruhi pengambilan keputusan manajerial,
proses dan struktur organisasi (Keats & Hitt,1988), maka lingkungan
eksternal penting untuk selalu dipantau dan dianalisis. Pengamatan lingkungan
merupakan suatu proses penting dalam manajemen yang strategis,
sebab pengamatan adalah mata rantai yang pertama dalam rantai tindakan dan
persepsi yang memungkinkan suatu organisasi untuk menyesuaikan diri dengan
lingkungannya (Hambrick, 1982 dalam Abdalla dan Sammy,1995).
Dalam beberapa literatur dikenal
beragam dimensi lingkungan, pada lingkungan eksternal dikonseptualisasikan
sebagai konstuk yang bersifat multi dimensi (Tan & Lischert,1994; Van
Egeren dan O’Connor,1998 dalam tesis Nomastuti Junita Dewi,2005) terdapat
dimensi-dimensi lingkungan eksternal yang masuk dalam literatur-literatur
manajemen strategi dan teori organisasi terdiri dari 3 dimensi yaitu : (a)
Dukungan lingkungan (environmental munifence) adalah sejauh mana
sumber daya yang diberikan lingkungan dapat mendukung pertumbuhan &
stabilitas yang diperlukan oleh organisasi. (b) Dinamika lingkungan
(environmental dynamism) adalah tingkat perubahan yang tidak dapat diprediksi
dan sulit direncanakan sebelumnya dalam elemen-elemen lingkungan, misal sektor
pelanggan, pesaing, pemerintah dan teknologi. (c) Kompleksitas lingkungan
(environmental complexity) adalah heterogenitas dari rangkaian
aktivitas-aktivitas lingkungan. Penilaian lingkungan dianggap sebagai aktivitas
pendahuluan bagi formulasi tujuan-tujuan tertentu.Bagian dari aktifitas ini
mempunyai landasan dari literatur normatif pada formulasi strategi.
3.
Faktor Kultur Organisasi
Sebuah paper menyatakan bahwa sebuah
kultur/budaya perusahaan dapat menjadi alat praktis manajemen dan mampu
mendukung perubahan proses manajemen dalam memanaje perubahan strategi.
Bagi sebagian orang berpendapat bahwa budaya perusahaan sama antara satu dengan
yang lain, tapi perlu diketahui bahwa budaya perusahaan secara akademik dapat
digunakan sebagai jembatan antara analisis level mikro dan makro. Penghubung
antara perilaku organisasi pada level operasional dalam perusahaan dan
manajemen stratejik. Bagi para praktisi, budaya merupakan pilihan seseorang
dalam memahami dunia organisasi mereka.
BUDAYA PERUSAHAAN
Budaya perusahaan mencakup mengenai
nilai, aturan, kepercayaan didalamnya yang membentuk perilaku, sikap yang
menguntungkan sehingga budaya perusahaan dapat mempengaruhi kepuasan karir
seseorang dan komitmen organisasi. Karena ada persamaan mengenai tipologi dan
dimensi dari budaya organisasi. Menurut (Chen,2004) budaya perusahaan
memberikan efek signifikan terhadap tanggung jawab dan komitmen karyawan pada
organisasi mereka. Sikap dan perilaku langsung dari pimpinan akan mempengaruhi
tanggung jawab dan komitmen karyawan serta perilaku mereka dalam berinteraksi
untuk menciptakan budaya perusahaan.
Sebuah survey ditemukan mengenai hal
yang mempengaruhi perilaku diindikasikan bahwa responden percaya bahwa budaya
perusahaan merupakan faktor penting dalam kunci keberhasilan dalam kapabilitas ini
memberikan pentingnya budaya perusahaan
dan dampaknya pada perubahan organisasi.
Merujuk pada komitmen organisasi terdiri dari tiga faktor
yaitu kepercayaan yang kuat dan penerimaan dalam tujuan dan nilai perusahaan,
kemauan yang keras dalam memperhatikan hasil tidak setengah-tengah pada
perusahaan, keinginan yang kuat dalam mengatur keanggotaan dalam organisasi.
Kepuasan kerja mempengaruhi dalam tugas khusus pada lingkungan dimana karyawan
bekerja kepuasan dapat dilihat secara instrinsik, ekstrinsik dan
kepuasan total Harris dan Mossholder (1996) menggarisbawahi bahwa budaya
perusahaan merupakan dasar dari seluruh faktor manajemen sumber daya manusia.
Ini juga mempengaruhi perilaku yang merujuk pada hasil yaitu, komitmen,
motivasi, moral dan kepuasan.
Suatu perusahaan dikatakan memiliki keunggulan kompetitif ketika perusahaan
tersebut mempunyai sesuatu yang tidak dimiliki pesaing, melakukan sesuatu lebih
baik dari perusahaan lain, atau mampu melakukan sesuatu yang tidak mampu
dilakukan oleh perusahaan lain.
Konsep keunggulan bersaing perusahaan
banyak dikembangkan dari strategi generik yang dikemukakan oleh Porter (1985).
Hal-hal yang dapat mengindikasikan variabel keunggulan bersaing adalah
imitabilitas, durabilitas, dan kemudahan menyamai. Keunggulan bersaing adalah
jantung kinerja perusahaan dalam pasar bersaing. Keunggulan perusahaan pada
dasarnya tumbuh dari nilai atau manfaat yang dapat diciptakan perusahaan bagi
para pembelinya.
Bila kemudian perusahaan mampu menciptakan
keunggulan melalui salah satu dari ketiga strategi generik tersebut, maka akan
didapatkan keunggulan bersaing Dalam rangka meningkatkan kinerja perusahaan,
keunggulan bersaing dipandang sebagai sesuatu yang dapat digunakan dalam atau
sebagai strategi perusahaan. Keunggulan bersaing dapat dipahami dengan memandang
perusahaan sebagai keseluruhan, berasal dari banyak aktivitas yang berlainan
yang dilakukan oleh perusahaan dalam mendesain, memproduksi, memasarkan,
menyerahkan dan mendukung penjualan. Sehingga keunggulan bersaing adalah suatu
posisi yang masih dikerjakan organisasi sebagai upaya mengalahkan pesaing.
Pendekatan resources based (RB)
memandang aktivitas ekonomi atau bisnis dari sisi pemanfaatan sumber daya dan
kapabilitasnya, bukan menurut pasar yang dilayani. Pemanfaatan sumber daya dan
kapabilitas ini dalam rangka membangun daya saing yang diarahkan kepada
usaha-usaha menangkap berbagai peluang mengatasi berbagai ancaman dalam
persaingan, sehingga dari kondisi ini dibangun strategi untuk menghambat para
pesaing berupa kesulitan untuk ditiru (barriers to imitation).
D’Aveni (1994) menyatakan keunggulan
pada dasarnya dinamis, dan tidak bisa dipertahankan. Persaingan hari ini dan
masa mendatang harus dipandang sebagai persaingan dengan dinamika tinggi bukan
suatu yang statis sehingga kita perlu melalui hal tersebut dengan
beberapa pemikiran strategi.
B.
Tugas dan Proses Pemikiran Eksekutif
Manajer perencanaan strategis mempunyai
tanggung jawab untuk menetapkan tujuan atau arah perusahaan untuk jangka
panjang, memperhatikan apa yang sedang terjadi dalam perusahaan dan ingin
memastikan apakah terjadi kemajuan mengenai apa yang ia lakukan. Juga
bertanggung jawab terhadap kesejahteraan karyawan.
Menurut Henri Fayol, Semua
manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama : Merencanakan,
mengorganisasikan, menyusun Staf, mengarahkan, dan mengendalikan.
Sedangkan Menurut Mintzberg, Semua manajer menjalankan semua peranan, namun orientasinya berbeda menurut tingkatannya. Misalnya manajer berperan sebagai desisional yaitu sebagai entrepreneurial, dan mengatasi gangguan yang tidak diperkirakan, sementara menyerahkan pengalokasian sumberdaya dan negosiasi kepada para manajer di bawahnya.
Agenda dan Jaringan menurut Kotter.
John P.Kotter, dari Harvard beranggapan bahwa ekesekkutif mengatasi kesulitan pekerjaannya dengan strategis tiga langkah :
1. Agenda, yaitu tujuan yang ingin dicapai perusahaan.
Agenda jangka panjang, mengestimasi mengenai jenis produk yang seharusnya dijual perusahaan dalam waktu lima, sepuluh atau dua puluh tahun mendatang
Agenda jangka pendek, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh produk tertentu yang sekarang ada.
2. Membuat jaringan hubungan kooperatif diantara orang yang akan menjalankan agenda tersebut yang anggota jaringannya di dalam ataupun di luar perusahaan.
3. Menetapkan lingkungan dengan norma dan nilai yang benar sehingga anggota jaringan dapat bekerja untuk mencapai yang telah dituliskan dalam agenda tersebut, seperti kontak face to face dengan anggota jaringan sebanyak mungkin namun harus menekankan pada jawabannya.
Sedangkan Menurut Mintzberg, Semua manajer menjalankan semua peranan, namun orientasinya berbeda menurut tingkatannya. Misalnya manajer berperan sebagai desisional yaitu sebagai entrepreneurial, dan mengatasi gangguan yang tidak diperkirakan, sementara menyerahkan pengalokasian sumberdaya dan negosiasi kepada para manajer di bawahnya.
Agenda dan Jaringan menurut Kotter.
John P.Kotter, dari Harvard beranggapan bahwa ekesekkutif mengatasi kesulitan pekerjaannya dengan strategis tiga langkah :
1. Agenda, yaitu tujuan yang ingin dicapai perusahaan.
Agenda jangka panjang, mengestimasi mengenai jenis produk yang seharusnya dijual perusahaan dalam waktu lima, sepuluh atau dua puluh tahun mendatang
Agenda jangka pendek, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh produk tertentu yang sekarang ada.
2. Membuat jaringan hubungan kooperatif diantara orang yang akan menjalankan agenda tersebut yang anggota jaringannya di dalam ataupun di luar perusahaan.
3. Menetapkan lingkungan dengan norma dan nilai yang benar sehingga anggota jaringan dapat bekerja untuk mencapai yang telah dituliskan dalam agenda tersebut, seperti kontak face to face dengan anggota jaringan sebanyak mungkin namun harus menekankan pada jawabannya.
C. Karasteritik dari Sistem Informasi Eksekutif
a.
Top level management
b.
Designed to the individual
c.
Ties CEO to all levels
d.
Very expensive to keep up
e.
Extensive support staff
D. Contoh berserta alasan pengguna
SIE pada suatu perusahaan
EIS adalah perusahaan lebar DSS untuk
menolong eksekutif tertinggi teliti, bandingkan, dan soroti kecenderungan pada
penting variable sehingga bahwa mereka dapat memonitor kinerja dan
mengidentifikasi kesempatan dan masalah. Penekanan dari EIS berada di atas
peraga grafis dan mudah untuk pergunakan interface pemakaian. Mereka menawarkan
laporan kuat dan dril bawah kemampuan. Teknologi informasi, termasuk sistem
informasi berbasis internet, memainkan peranan penting dalam bisnis. Teknologi
informasi dapat membantu segala jenis bisnis, meningkatkan efisiensi dan
efektifitas proses bisnis mereka, pengambilan keputusan manajerial, dan
kerjasama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kopentitif mereka
dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi
informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan produk, proses dukungan
untuk pelanggan, transaksi e-commerce, atau dalam aktivitas lainnya. EIS dan
penggudangan data teknologi sedang memusat pada pasar.
E. Lima langkah yang dapat
dilakukan eksekutif untuk meningkatkan sistem
a) Infrastruktur Teknologi Informasi dan Layanan
Teknologi Informasi
Salah satu cara agar organisasi
bisa mempengaruhi bagaimana teknologi informasi digunakan yaitu melalui
keputusan-keputusan mengenai konfigurasi teknis dan organisasional dari system,
siapa yang akan mendesain, membangun dan memelihara infrastruktur IT
organisasi. Uniot yang bertanggung jawab memelihara layanan teknologi
(hardware,software, data storage, dan network) disebut departemen system
informasi.
b) Peran
manajer dalam organisasi
Tanggung jawab seorang manajer meliputi
pengambilan keputusan, membuat laporan, menghadiri pertemuan, mengatur
perayaan-perayaan. Untuk lebih memahami fungsi-fungsi manajerial dan perannya
kita bias meneliti mdel-model klasik dan kontemporer dari perilaku manajerial.
c) Teori ekonomi.
IT mengganti biaya modal dan biaya
informasi,Teknologi system informasi merupakan factor produksi seperti halnya
modal dan tenaga kerja,Teori biaya transaksi menyatakan bahwa perusahaan
berusaha mengurangi biaya transaksi, IT membantu perusahaan menekan biaya
transaksi. Jika biaya transaksi menurun, jumlah karyawan juga mengecil karena
semakin murah dan mudah bagi perusahaan untuk membuat kontrak pembelian barang-barang
dan jasa di pasar disbanding membuat sendiri produk dan jasanya, Teori agensi
mengatakan perusahaan memiliki ikatan kontrak di antara bagian-bagian yang
harus diawasi dan dikelola, IT bias mengurangi biaya agensi, memungkinkan
perusahaan untuk tumbuh tanpa menambah biaya pengawasan, dan tanpa menambah
tenaga kerja.
d) Menetapkan
agenda. Tujuan yang harus dicapai perusahaan (panjang, mencegah, dan
jangka pendek)
e) Membangun
jaringan kerjasama diantara orang-orang yang harus
menyelesaikan agenda tersebut.
F. Kebutuhan Informasi Khusus bagi Eksekutif
Eksekutif memiliki
tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka
juga memiliki kebutuhan informasi yang unik.
Ada 3 penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif,yaitu :
a) Penelitian Mintzberg; orang pertama melakukan penelitian formal mengenai
kebutuhan informasi eksekutif. Ada 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO –
tugas administrasi (desk work) 22%, panggilan telepon 6%, pertemuan tak
terjadwal 10%, pertemuan terjadwal 59%, dan kunjungan 3%.
b) Penelitian Jones dan McCleod; penelitian mengenai arus informasi masuk
dari 5 eksekutif. Para eksekutif tersebut mencakup CEO suatu rangkaian toko
pengecer, CEO suatu bank, presiden direktur suatu perusahaan asuransi, wakil
presiden direktur keuangan, dan wakil presiden direktur perpajakan. Ada tiga
penemuan penelitian yang paling menonjol :
- Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumberdaya lingkungan, tetapi informasi intern diberi nilai lebih tinggi.
- Sebagian besar informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebih tinggi.
- Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari komputer.
c) Penelitian Rockart dan Treacy.
Sukar untuk membedakan usaha pada sistem informasi eksekutif antara penelitian
Mintzberg dan penelitian 1980-an oleh John Rockart dan Michael Treacy, keduanya
dari MIT. Salah satu hasil penelitian mereka yang menyatakan bahwa dari 16
perusahaan yang diamati satu dari 3 pejabat puncak – sangat sering CEO –
menggunakan sendiri komputer. Salah satu pendukung komputer yang paling
berdedikasi adalah Ben W. Heineman, CEO dari Northwest Industries. Istilah
Sistem Informasi Eksekutif (SIE) pertama kali muncul dalam laporan penelitian
Rockart dan Treacy. Para peneliti tersebut menemukan:
- Tujuan sentral : eksekutif menggunakan informasi komputer terutama dalam perencanaan dan pengendalian.
- Inti data bersama : database berisi informasi mengenai berbagai industri, pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam 3 periode waktu : masa lalu, kini, dan masa depan.
- Dua metode penggunaan utama : eksekutif menggunakan EIS untuk mengakses status saat ini dan memproyeksikan trend serta melakukan analisis pribadi atas data.
- Organisasi pendukung : para eksekutif dibantu oleh pelatih EIS dan sopir EIS. Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif, jasa informasi atau organisasi konsultasi luar yang menyediakan bantuan dalam memulai sistem. Sopir EIS adalah anggota staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan bagi eksekutif.
EIS Berdasarkan
Komputer
Sistem
Informasi Eksekutif atau EIS suatu system meliputi computer yang menyediakan
informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.
Model EIS
Konfigurasi
EIS berbasis computer meliputi satu Komputer personal (PC) secara interaktif
yang berfungsi sebagai executive workstation, dan penyimpanan sekunder kebanyakan
dalam bentuk hard disk yang menyimpan database eksekutif. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan
mainframe pada jaringan. Data base eksekutif berisi data dan informasi yang telah
diproses sebelumnya oleh computer sentral perusahaan.
Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah diformat sebelumnya, atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan system elektronik mail perusahaan dan dapat mengkases data dan informasi eksternal. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS dapat memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.
Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah diformat sebelumnya, atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan system elektronik mail perusahaan dan dapat mengkases data dan informasi eksternal. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS dapat memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.
Dialog antara Eksekutif dan EIS
Eksekutif memasukkan instruksi ke dalam
system melalui menu. Pemilihan menu dilakukan dengan mouse atau dengan
menyentuh layar (touch screen) atau dengan tombol remote control, dan
penggunaan keyboard dikurangi. Informasi dapat ditampilkan dalam bentuk
tabulasi, grafik atau narasi (yang menjelaskan grafik atau tabulasi).
Drill Down
EIS
menyediakan tehnik yang menampilkan item yang dikehendaki dalam susunan hirarki
dari atas ke bawah yang dimulai dengan ringkasan kemudian ke item yang dipilih
secara lebih lengkap (mendapatkan penyebab pokok dari masalah yang ada).
Penyatuan Tiga Konsep Manajemen
Eksekutif membangun EIS
atas tiga konsep dasar manajemen yaitu :
1. Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor) yaitu memonitor sejauh mana perusahaan telah melakukan apa yang menjadi tujuannya, dan faktor-faktor penentu keberhasilannya.
Aktivitas CSF bervariasi tergantung dari organisasinya, misalnya:
- Industri kendaraan bermotor, CSF nya adalah model jaringan dealer yang efisien, model pengendalian biaya manufaktur yang ketat.
- Industri asurasni jiwa, CSF nya adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administrative, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi.
1. Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor) yaitu memonitor sejauh mana perusahaan telah melakukan apa yang menjadi tujuannya, dan faktor-faktor penentu keberhasilannya.
Aktivitas CSF bervariasi tergantung dari organisasinya, misalnya:
- Industri kendaraan bermotor, CSF nya adalah model jaringan dealer yang efisien, model pengendalian biaya manufaktur yang ketat.
- Industri asurasni jiwa, CSF nya adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administrative, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi.
2. Manajemen Pengecualian (Management By Exception)
Tampilan layar yang digunakan oleh eksekutif sering menyertakan Management By Exception dengan cara membandingkan kinerja yang dianggarkan dengan kinerja aktual. Software EIS dapat mengidentifikasi pengecualian-pengecualian secara otomatis dan dapat langsung menjadi perhatian eksekutif, contoh : layar multimedia yang menampilkan informasi dengan bar penyorot secara otomatis ditempatkan pada item yang mempunyai variance paling besar sebagai pengecualian.
3. Peringkasan Informasi (Information Compression)
EIS dapat digunakan sebagai alat untuk melihat keseluruhan pola tindakan yang ada dalam perusahaan.
Peran utama EIS adalah membuat sintesis atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya.
G. Keputusan
Implementasi EIS
Ketika
perusahaan mempertimbangkan untuk mengimplementasikan EIS atau tidak maka harus
dibuat tiga keputusan implementasi yaitu :
1) Perlukah kita mengembangkan
EIS? Jika jawabannya tidak, eksekutif cukup mengandalkan sistem yang ada
sekarang.
2) Jika jawabannya ya; apakah
tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai (prewritten
personal productivity software) yang memenuhi kebutuhan eksekutif? Jika ada
perangkat lunak itu dibeli.
3) Jika tidak; perlukah kita
membeli perangkat lunak EIS siap pakai? Jika ya, perangkat lunak tersebut
dibeli; jika tidak staf jasa informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak
EIS pesanan (custom EIS software).
· Perangkat lunak produktivitas
perseorangan siap pakai adalah S/W umum yang dapat digunakan oleh setiap orang
untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri. Contoh : DBMS, paket
spreadsheet elektronik, paket grafik, sistem manajemen proyek.
· Perangkat lunak EIS siap pakai:
khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif.
Contoh S/W awal EIS yang dirancang untuk mainframe adalah Pilot Executive
Software, Inc.dari Boston dan Comshore, Inc. Dari Aum Arbor, Michigan.
Sekarang S/W untuk PC sudah banyak ada.
H. Faktor-faktor Penentu Keberhasilan EIS
Rockart dan Delong
mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan EIS, yaitu :
1) Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen; eksekutif tingkat
puncak, lebih baik CEO, harus
berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya.
2) Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada
eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi
bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan
pekerjaan itu terlaksana.
3) Staf jasa informasi yang sesuai; tidak saja mengerti teknologi informasi
tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu.
4) Teknologi informasi yang sesuai; H/W dan S/W tidak lebih dan tidak
kurang.
5) Manajemen data; data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi
tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui drill-down
– dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.
6) Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis; EIS harus berhasil memecahkan
masalah-masalah spesifik/untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani
teknologi informasi.
7) Manajemen atas penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS,
perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah
tanggal tersebut, kemudian menerapkan EIS dengan prototyping untuk
mengatasi masalah tersebut.
8) Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem; jika manajemen tingkat
atas mulai menerima informasi dari EIS, manajer tingkat bawah ingin menerima
output yang sama.
I. Trend EIS
di Masa Depan
- Penggunaan EIS di perusahaan besar akan menjadi umum.
- Terdapat kebutuhan akan perangkat lunak EIS khusus berharga murah.
- SIM dan DSS masa depan akan tampak seperti EIS masa kini.
- Eksekutif akan menjaga komputer dalam perspektif.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Eksekutif merupakan manajer tingkat atas yang berpengaruh kuat pada
kegiatan dan arah organisasi. Eksekutif lebih peduli dengan cara membuat
jaringanya bekerja mencapai agenda itu daripada dengan keputusan spesifik.
Eksekutif menggunakan instuisi maupun analis rasional dalam memecahkan masalah,
menerapkan instuisi pada tiap langkah dengan urutan yang sama.
Saran
Saran-saran untuk Memperbaiki Sistem
Informasi Eksekutif, eksekutif harus mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan
peran komputer dalam sistem informasi mereka. Ada 5 langkah yang bisa
dilakukan :
1) Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk: data dapat dimasukkan
dalam database dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif menjawab
setiap pertanyaan.
2) Merangsang sumber-sumber yang bernilai tinggi: dengan teridentifikasinya
sumber-sumber bernilai tinggi, eksekutif kemudian dapat bertindak untuk
memudahkan komunikasi
sumber-sumber tersebut.
3) Memanfaatkan peluang: jika sepotong informasi yang baik datang eksekutif
harus meraihnya.
4) Menyesuaikan sistem pada perorangan: sesuai penelitian Jones dan
McCleod, tiap eksekutif memiliki gaya pengumpulan informasi yang unik.
5) Memanfaatkan teknologi : Eksekutif umumnya berpikiran terbuka mengenai
sistem informasi mereka dan akan mempertimbangkan cara apapun untuk
memperbaikinya.
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar