PERANAN SIM DAN SIO (SISTEM INFORMASI ORGANISASI) DALAM PEMECAHAN MASALAH

  

Disusun Oleh:

Nama                   : sartika siahaan

                                         Kelas       : 3da01

                      Npm                 : 46211626

BAB 1

PENDAHULUAN

       Kita sering mendapatkan masalah di dalam ke hidupan.baik dalam, lingkungan, masyarakat, organisasi dan perusahaan.masalah yang kita dapat  tidak sama setiap saat. Terkadang masalah yang kita hadapi itu harus memilih ,mana yang terbaik untuk kita atau yang akan menyesalkan kita. Di sini penting peran pengambilan keputusan  yang  terbaik untuk kita, dengan memikirkan segala resiko dan kerugian yang kita dapat.

        Masalah masalah yang kompleks sering terjadi di perusahaan perusaahan. Di sini di tuntut peran manajer untuk memecahkan masalah tersebut sebagai pembuat keputusan.dalam memecahkan suatu masalah manajer mengidentifikasi,mengembangkan,menyeleksi,menerapkan dan meninjak lanjuti untuk memastikan bahwa kapan solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.

        Manajer juga perlu melakukan pendekatan ke sebuah Sistem untuk mendapatkan solusi pemecahan masalah yang  tidak merugikan perusahaan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Ada beberapa pendapat para ahli mengenai pengertian sistem informasi manajemen, antara lain :

1. David Kroenke,  menyatakan bahwa Sistem informasi manajemen adalah pengembangan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi.
2. Mc. Leod,  mendefiniskan sistem informasi manajemen adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
3. Stoner,  berpendapat bahwa sistem informasi manajemen merupakan metode formal yang menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian.
4. Ibnu Syamsi,  mengungkapkan sistem informasi manajemen adalah jaringan informasi yang diperlukan pimpinan dalam menjalankan tugasnya, terutama dalam mengambil keputusan, dimana sistem informasi manajemen disamping diperlukan oleh pimpinan, juga dibutuhkan seluruh anggota organisasi yang dipimpinnya.
5. Hershner Cross,  mengatakan sistem informasi manajemen yang terpadu merupakan gabungan yang amat teratur dari pegawai, perlengkapan dan fasilitas-fasilitas yang melakukan penyimpanan, pengambilan, pengolahan, pengiriman dan peragaan data yang semuanya sebagai tanggapan terhadap kebutuhan-kebutuhan para pembuat keputusan pada semua tingkat organisasi dalam perusahaan.
6. Sherman Blumenthal,  mendefinisikan sebagai sesuatu sistem keterangan yang mencangkup sarana-sarana untuk menghimpun, menyimpan, memperbaharui dan mengambil data maupun berbagai sarana untuk mengubah data menjadi informasi untuk dipergunakan manusia.
7. Menurut Alter dalam Effendy,  (1989:11), sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
8. Sedangkan menurut Wilkinson, sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.

        Dari berbagai pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen merupakan jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu organisasi dan disahkan bila diperlukan untuk memberi data kepada manajemen untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan. Data tersebut diolah untuk menjadi sebuah informasi.

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian:

1. Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi.

2.      Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS)
OAS mendukung pekerja data, dimana menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan luar organisasi. KWS mendukung para pekerja profesional membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

3. Sistem.Informasi.Manajemen.(SIM)
   SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).
4. Decision.Support.Systems.(DSS)
   DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.
5. Sistem.Ahli.(ES).dan.Kecerdasan.Buatan.(AI)
   AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat.bahasa.terstruktur.dan.anatarmuka.pengguna.

2.2. PENGERTIAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

      Secara etimologis kata decide berasal dari bahasa latin de yang berarti off dan kata caedo      yang berarti to cut. Hal ini berarti proses kognitif cut off sebagai tindakan mimilih diantara beberapa alternatif kemungkinan. Ada beberapa pengertian pengambilan keputusan menurut para ahli yaitu :

1. Max (1972), Decision Making is commanly difined as choosing from among alernatives (pengambilan keputusan merupakan pemilihan dari beberapa alternatif).
2. Shull (1970:67),  mengemukakan bahwa pengambilan keputusan merupakan proses kesadaran manusia terhadap fonumena individual maupun sosial berdasarkan kejadian faktual dan nilai pemikiran, yang mencakup aktivitas perilaku pemilihan satu atau bebrapa alternatif sebagai jalan keluar untuk memecahkan masalah yang dihadapi.
3. George R Terry dalam Igbal Hasan (2002:9), Pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku (kelakuan) tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada.

       Dari beberapa pengertian pengambilan keputusan di atas  dapat disimpulkan bahwa pengambilan keputusan adalah sebuah hasil dari pemecahan masalah, jawaban dari suatu pertanyaan sebagai hukum situasi, dan merupakan pemilihan dari salah satu alternatif-alternatif yang ada, serta pengakhiran dari  proses pemikiran tentang masalah atau problema yang dihadapi, adapun hasil dari pengambilan keputusan adalah keputusan(decision) .

Pengambilan keputusan menurut George R. Terry dalam Iqbal Hasan (2002:6) didasarkan pada lima (5) hal yaitu :

1. Intuisi, pengambilan keputusan yang berdasarkan atas intuisi atau perasaan memiliki sifat subjektif sehingga mudah terkena pengaruh. Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi mengandung beberapa kebaikan dan kelemahan. Kebaikannya antara lain :

            a. Waktu yang digunakan untuk mengambil keputusan relatif lebih pendek

              b. Pengambilan keputusan akan memberikan kepuasan pada umumnya

              c. Kemampuan mengambil keputusan dari pengambil keputusan tersebut sangat         

                  berperan.

Kelemahan  dari intuisi adalah :

a. Keputusan yang diambil relatif kurang baik

b. Sulit mencari alat pembandingnya sehingga sulit diukur kebenarannya

c. Dasar-dasar lain  dalam pengambilan keputusan seringkali diabaikan.

2. Pengalaman, Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis karena berdasarkan pengalaman seseorang dapat memperkirakan keadaan sesuatu serta dapat memperhitungkan untung ruginya dan baik buruknya keputusan yang akan dihasilkan. Karena pengalaman seseorang dapat menduga masalahnya walaupun hanya dengan melihat sepintas saja sudah menemukan cara penyelesaiannya.

3. Fakta, pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid dan baik. Dengan fakta, tingkat kepercayaan terhadap pengambil keputusan  dapat lebih tinggi sehingga orang dapat menerima keputusan yang dibuat itu dengan rela dan lapang dada.

4. Wewenang, pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh pemimpin terhadap bawahannya atau orang yang lebih rendah kedudukannya.

Kelebihan dari pengambilan keputusan berdasar wewenang antara lain :

- Kebanyakan penerimanya adalah bawahan

- Keputusannya dapat bertahan dalam jangka waktu yang cukup lama

- Memiliki otentisitas (otentik)

Kelemahannya antara lain :

- Dapat menimbulkan sifat rutinitas

- Mengasosiasikan dengan praktek diktatotial

- sering melewati permasalahan yang seharusnya dipecahkan sehingga dapat meninmbulkan   kekaburan.

5. Rasional, pada pengambilan keputusan ini keputusan yang dihasilkan bersifat objektif, logis, lebih transparan, konsisten untuk memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu sehingga dapat dikatakan mendekatai kebenaran atau sesuai dengan apa yang diinginkan.

2.3. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENGAMBILAN KEPUTUSAN

       Dalam proses pengambilan keputusan , suatu organisasi maupun lembaga pendidikan tidak terlepas dari faktor-faktor yang mempengaruhinya, yaitu sebagai berikut :

1. Keadaan internal organisasi , keadaan ini bersangkut paut dengan apa yang ada dalam organisasi tersebut yang meliputi dana yang tersedia, keadaan sumber daya manusia, kemampuan karyawan, kelengkapan dan peralatan organisasi dan struktur organisasi.
2. Keadaan eksternal organisasi, keadaan ini bersangkut paut dengan apa yang ada diluar organisasi, seperti keadaan ekonomi, sosial politik, hukum dan budaya.
3. Tersedianya informasi yang diperlukan, informasi yang diperlukan haruslah lengkap dan memiliki sifat-sifat tertentu sehingga keputusan yang dihasilkan dapat berkualitas dan baik.
4. Kepribadian dan kecakapan pengambil keputusan, hal ini meliputi : kebutuhan, intelegensi, keterampilan dan kapasitas penilaian.

Menurut Azhar kasim(1995:17) faktor-faktor yang berpengaruh dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan meliputi hal-hal berikut :

1. Pria dan wanita

Pria umumnya bersifat lebih tegas atau berani dan cepat mengambil keputusan, dan wanita umumnya relatif lebih lambat dan sering ragu-ragu.

2.      Peranan pengambil keputusan

Peranan pengambil keputusan mencakup kemampuan mengumpulkan informasi, kemampuan menganalisis dan menginterpretasikan, kemampuan menggunakan konsep yang cukup luas tentang perilaku manusia dan memperkirakan hari depan yang lebih baik.

3.      Keterbatasan kemampuan

Perlu disadari adanya kemampuan yang terbatas dalam pengambilan keputusan dibidang manajemen yang bersifat institusional maupun bersifat pribadi.

2.4. MODEL-MODEL PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Lembaga pendidikan atau organisasi  dapat menerapkan atau mengadopsi  model-model pengambilan keputusan sebagai berikut :

.Rational Model

   Knis Model ini digunakan jika tingkat ambiguitas atau konfliksitas sasaran maupun tingkat ketidakpastian teknis rendah.  Pilihan dipermudah oleh kinerja program (March, simon, 1992) dan standar operasional (cyert, 1992, march, 1976) yang disusun menurut aturan keputusan serta rutinitas yang telah dipelajari sebuah organisasi atau lembaga pendidikan .

Political Model

Ketika tujuan diperebutkan oleh berbagai kelompok kepentingan dan kepastian teknis tinggi dalam kelompok, keputusan dari tindakan merupakan hasil tawar menawar antara kelompok yang mengejar  kepentingan mereka dan manipulasi instrumen pengaruh yang tersedia.

Anarchy Model

Model ini digunakan jika tingkat ambiguitas atau konfliksitas sasaran maupun tingkat ketidak pastian teknis tinggi (March dan Olsen, 1992).

Process model

Model ini digunakan jika tingkat ambiguitas atau konfliksitas  sasaran rendah, sedangkan ketidak pastian teknisnya tinggi (Mintzberg, Raisinghani dan Theoret, 1996).

Mengenai klasifikasi model pengambilan keputusan, ada beberapa model yang bisa digunakan antara lain :

Model kuantitatif.

    Model kuantitatif (dalam hal ini model matematika) adalah serangkaian asumsi yang tepat yang dinyatakan dalam serangkaian hubungan matematis yang pasti.

Model kualitatif.

    Model ini didasarkan pada asumsi-asumsi yang ketepatan nya agak kurang jikadibandingkan dengan model kuantitatif dan dengan pertimbangan yang lebih bersifat subjektif mengenai proses atau masalah yang pemecahannya dibuatkan model.

Model probabilitas.

  Maksud dari probabilitas disini adalah kemungkinan yang dapat terjadi dalam suatu peristiwa tertentu.

  Model matriks.

Model ini menyajikan kombinasi antara strategi yang digunakan dan hasil yang diharapkan.

  Model pohon keputusan.

Model pohon keputusan merupakan suatu diagram yang cukup sederhana yang menunjukkan suatu proses untuk merinci masalah-masalah yang akan dihadapi kedalam komponen-komponen yang kemudian dibuatkan alternatif-alternatif pemecahan serta konsekuensi masing-masing.

2.5. JENIS-JENIS PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Jenis-jenis keputusan dapat disusun berdasarkan berbagai sudut pandang dan secara garis besar dikenal  tiga jenis keputusan yaitu :

1.        Keputusan berdasarkan tingkat kepentingan

Pada umumnya sebuah lembaga termasuk lembaga pendidikan memiliki hirarki manajemen.hirarki ini terbagi atas tiga tingkatan yaitu manajemen puncak,manajemen menengah dan manajemen tingkat bawah. Manajemen  tingkat puncak berkaitan dengan perencanaan yang bersifat strategis (Strategic Planning). Manajemen tingkat menengah menangani masalah pengawasan dan kegiatannya lebih banyak bersifat administrasi. Manajemen tingakat bawah yaitu manajemen operasional, berkaitan dengan kegitan operasi sehari-hari.

2.        Keputusan berdasarkan Regulitas

Keputusan yang dikemukakan oleh Simon (19950 dibagi menjadi keputusan terprogram dan keputusan tidak terprogram.

1. Keputusan terprogram, keputusan ini bersifat rutinitas dan berulang-ulang dengan cara penanggulangan yang telah ditentukan untuk menyelesaikan masalah melalui prosedur, aturan dan kebijakan.
2. Keputusan tidak terprogram, keputusan ini bersifat tidak rutinitas dan digunakan untuk menyelesaikan masalah yang tidak bsrstruktur.

3.    Keputusan berdasarkan lingkungan

Keputusan ini dibedakan menjadi empat kelompok berikut :

1. Pengambilan keputusan dalam kondisi pasti
2. Pengambilan keputusan dalam kondisi beresiko
3. Pengambilan keputusan dalam kondisi tidak pasti
4. Pengambilan keputusan dalam kondisi konflik

Tahapan  pengambilan keputusan menurut Herbet  A. Simon dalam Onong Uchayana Efendi, 1996:161 meliputi hal-hal berikut :

1. Tahap  Inteligensi (inteligence), yaitu menyelidiki lingkungan bagi kondisi dalam mengambil keputusan, data mentah diperoleh, diproses, dan diperiksa untuk dapat mengidentifikasi masalah.
2. Tahap Rancangan (design), yaitu menemukan, mengembangkan dan menganalisis kegiatan yang mungkin dilakukan.
3. Tahap Pilihan (choice), yaitu memilih suatu cara kegiatan khusus dari cara-cara yang telah diperoleh, suatu pilihan diambil dan dilaksanakan.
4. Tahap Implementasi (implementation), yaitu pelaksanaan tindakan setelah memperoleh pilihan atas berbagai alternatif kegiatan yang telah ditentukan.

 Pendekatan sistem

       Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berintraksi untuk mencapai suatu tujuan. Pendekatan sistem adalah serangkaian tahapan tahapan pemecahan masalah yang setiap langka di pahami dan menghasilkan sebuah solusi alternatip  di pertimbangkan dan solulusi yang di pilih  dapat di terapkan.

Pendekatan sistem dalah pengambilan keputusan

Di dalam sebuah perusahaan manajer  berperan penting dalam pengambilan keputusan yang efektif dan efisien.sistem konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer ,informsi dan standart.2 elemen yang lain masuk dalam peroses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).

TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN  PENDEKATAN SISTEM

1. Usaha Persiapan

·         Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.

·         Mengenal sistem lingkungan.

·         Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

2. Usaha Definisi

·         Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.

Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.

Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :

1.      Mengevaluasi standar.

2.      Membandingkan output dengan standar.

3.      Mengevaluasi manajemen.

4.      Mengevaluasi pemroses informasi.

5.      Mengevaluasi input dan sumber daya input.

6.      Mengevaluasi proses.

7.      Mengevaluasi sumber daya output.

3. Usaha Persiapan

·         Pertimbangan alternatif yang layak.

·         Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.

·         Memilih solusi terbaik.

·         Menerapkan solusi.

·         Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

Terdapat 3 Kategori manajer dalam merasakan suatu masalah masalah :

1.      Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.

2.      Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker) :

       1. Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

       2.  Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.

3.      Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah( Problem solver):

1.  Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Contoh  : pendekatan sistem.

       2.  Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan                         dengan situasi.

PENDEKATAN SISTEM DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN (SISTEM INFORMASI MANAJEMEN)

·         Pemecahan masalah

      Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.

Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah

Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.

·         Pendekatan sistem

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermulai dari John dewey, seorang profesor filosofi dari colombia university.

Ia mengidenfikasikan tiga seri penelitian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai :

         1. Mengenali kontroversi

         2.  Menimbang klaim alternatif

         3.  Membentuk penilaian

       Serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa maslah itu pertama-             tama dipahami ,solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.

Langkah-langkahnya adalah sbb:

1.       Usaha persiapan = mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.

2.      Usaha definisi = mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.

3.      Usaha solusi = mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

Faktor manusia yang mempengaruhi Pemecahan Masalah

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik, gaya ini dapat mempengaruhi dalam :   1.      Merasakan masalah.

    2.      Mengumpulkan Informasi

          3.      Menggunakan Informasi

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

     Pengambilan keputusan merupakan salah satu alat untuk mencapai tujuan organisasi. Salah mengambil keputusan dapat berakibat pada organisasi yang dapat dirasakan langsung dan mempengaruhi pengambilan keputusan dimasa datang. Pengambilan keputusan merupakan proses identifikasi berbagai alternatif solusi terhadap permasalahan organisasi.

     manajer  berperan penting dalam pengambilan keputusan yang efektif dan efisien.sistem konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer ,informsi dan standart.2 elemen yang lain masuk dalam peroses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).

      setiap manajer mempunyai gaya pemecahan masalah yang unik,gaya ini dapat mempengaruhi dalam merasakan masalah,mengumpulkan informasi,dan menggunakan informasi.

manajer perlu melakukan sebuah pendekatan ke sebuah sistem. pendekatan  yang di lakukan yaitu : Usaha Persiapan, Usaha Definisi, Usaha Persiapan

Sumber : http://habibahsmart.wordpress.com/2013/04/28/peranan-sim-dalam-pengambilan-keputusan-dalam-pendidikan/

Sumber : http://nadiapritta.blogspot.com/2009/11/sim-dalam-pemecahan-masalah-sistem.html

http://imammagribi.wordpress.com/2011/09/24/pendekatan-sistem-dalam-memecahkan-masalah-dan-membuat-keputusan/